БУХГАЛТЕРИЯ и СМЕТНОЕ ДЕЛО: автоматизация связи

Автоматизация связи бухгалтерии и сметного дела

Статья опубликована в журнале «Строительная инженерия», № 7, 2005

Виноградов Д.Б., генеральный директор ООО «СтройСофт-Регион»

Важный вопрос автоматизации сметного дела — это вопрос автоматизации взаимосвязи сметного отдела (ПТО, СДО и т.п.) с бухгалтерией.

Дело в том, что традиционно вопросам автоматизации труда бухгалтера разработчиками программного обеспечения уделяется намного больше внимания, чем вопросам автоматизации труда сметчиков. Объясняется это просто: бухгалтеров намного больше, бухгалтерскую отчётность сдают организации любого профиля, а соответственно, программы лучше востребованы. Кроме того, по мнению автора, автоматизация и алгоритмизация бухгалтерии в несколько раз легче, чем построение алгоритма формирования стоимости строительной продукции в виде сметы. Однако и сметчики, и бухгалтеры занимаются смежными вопросами учёта потоков средств и материальных ценностей. Однако у них разные методы работы с такой информацией, разные подходы, разные способы учёта, что не отменяет необходимости обмена данными между сметным отделом строительной организации и бухгалтерией. Тут-то и встаёт вопрос о необходимости эту связь автоматизировать. Нелепо было бы терять уже представленные в электронном виде данные, полученные из сметного отдела, и вводить их для обработки в бухгалтерских программах вручную. Следовательно, некий блок обмена данными между сметными и бухгалтерскими программами крайне необходим. Тот, кто смог бы реализовать его, значительно поднял бы рейтинг своей программы — это положение в первую очередь относится к разработчикам сметных программ, работающим с не столь внушительной аудиторией, как авторы программ для бухгалтерии.

Понимая это, фирмы-разработчики программ для автоматизации строительства ещё в конце девяностых годов прошлого столетия вплотную занялись разработкой механизмов такого взаимодействия. Забегая вперёд, скажем, что некоторым из них это удалось — в какой-то мере. Но лишь в какой-то мере. И с тех пор положение не изменилось к лучшему, несмотря на то, что возможность обмена данными с бухгалтерией декларируют многие:

В программах группы компаний «СтройСофт» («Smeta.RU», («BabyСМЕТА») реализован формат обмена данными, однако, далеко не идеально;
Программа «WinАверс» обещает экспорт данных в «1С-Бухгалтерию»;
Авторы ПК «Гектор: сметчик-строитель» говорят о возможности автоматической подготовки данных по списанию материалов для использования в программах «ГЕКТОР: СКЛАД-МАТЕРИАЛЫ» и 1С бухгалтерии версии 7.7.
На сайте программы «DefSmeta4» можно найти сведения о том, что программа позволяет копировать ресурсы из бухгалтерской программы, например, «1С» (впрочем, заметим вскользь, это достижение вряд ли можно назвать автоматизацией связи между программами).

Чтобы лучше понять современное состояние дел с автоматизацией связи между бухгалтерскими и сметными программами, обратимся к истории вопроса и некоторым основным принципам.

Первое, что нас интересует — это организация потоков информации в строительной организации.

Поток информации в строительной организации

Поток информации в строительной организации строится приблизительно так, как это представлено на рисунке 1. Из приведённой схемы ясны основные проблемы автоматизации бухгалтерского и сметного дела:

Бухгалтерия использует правила и условия, выдвигаемые налоговыми и прочими фискальными и финансовыми органами страны.
Сметные подразделения используют правила, определённые Госстроем России, некоторые из которых были приняты ещё в 60-х годах ХХ века.
Системы нормативных документов обоих подразделений в большинстве своем совершенно не согласованы и не упорядочены.
Имеется различный подход к строгости формирования документов и отчётности. Если сметно-производственные документы в большинстве своем имеют статус рекомендованных к применению, то формы и порядок заполнения бухгалтерской отчетности описываются жёсткими правилами, соблюдение которых обязательно.
Система кодирования ресурсов, применяемых при учете и формировании документов, в бухгалтерии и сметных подразделениях различна и не может быть принята (до принятия единой кодировки по всей стране) единой.

Учитывая все эти факторы, при реализации взаимосвязи бухгалтерских и сметных программ программисты вынуждены решать целый комплекс технических и организационных вопросов.

Главные проблемы автоматизации связи
с точки зрения программистов

Необходимость построения такой модели передачи данных от сметной программы в бухгалтерскую, при которой вопросы кодировки отойдут на второй план.
Необходимость решить вопрос применения в сметной программе различных видов кодирования ресурсов, в том числе и в одном документе – без решения этого вопроса, п. 1 практически не реализуется.
Потребность в решении вопросов взаимодействия различных форматов хранения информации. Особенно остро этот вопрос стоял тогда, когда DOS ещё был распространён у пользователей, и необходимо было организовать совместную работу программ в различных операционных средах (DOS и Windows).
Необходимость слома принятого в среде разработчиков бухгалтерий стереотипа о невозможности иметь отрицательные значения при учете остатков (краснота), поскольку подобные значения широко используются в среде строителей.

Далее в статье описывается опыт решения этих проблем специалистами группы компаний «СтройСофт», одной из первых, в сотрудничестве с НТЦ «Импульс», реализовавшей пресловутую связь между бухгалтерией и сметным отделом.

Общая схема построения связи

Общая схема построения связи представлена на рисунке 2.

Как видно из схемы, справочник соответствия — это ключевой вопрос связи систем. Без него реализовать связь невозможно. В зависимости от реализации механизмов обмена этот справочник может содержать либо бухгалтерская, либо сметная система.

Ввиду того, что количество учетных материалов, применимых на строительной площадке и, соответственно, в учёте, не настолько велико, как номенклатура сметных наименований материалов, возникает необходимость соотношения множества материалов в сметной документации и одного материала в бухгалтерском учете. С учетом того, что единицы измерения материалов в различных системах могут быть различны, то необходимо иметь коэффициент пересчета единиц измерения.

Пример такого перевода единиц измерения показан в следующей таблице:

Таблица 1.
Перевод единиц измерения в сметной документации и бухгалтерском учёте

Сметные данные Данные бухгалтерии

код	наименование	Ед. изм.	Коэффициент пересчета	код	Наименование	Ед. изм.
8212	Кирпич керамический марки 150 облицовочный	1000 шт.	1000	1	Кирпич красный	Шт.
8569	Кирпич керамический рядовой	1000 шт.	1000
9856	Кирпич шамотный	т	250
3289	Доска 1 сорта толщиной 25 мм	М2	0,004	2	Пиломатериал	М3
4572	Доска 3 сорта толщиной 40 мм из сосны	М3	1
3569	Горбыль	М3	1
6548	Раствор марки 100 тяжелый кладочный	М3	1,8	3	Раствор	т

Используя вышеназванные схемы потока информации и справочник соответствия, ООО «Фирма СтройСофт» и НТЦ «Импульс» в 2000-2001 гг. провели работу по построению связи сметных и бухгалтерских программных комплексов на основе разработанной в ИВЦ «Импульс» настройки для программы 1С, ориентированной для применения в строительной организации, и сметных программ «Ресурсная смета» и «Смета 2000». При практической реализации, несмотря на всю кажущуюся простоту решений, возникла необходимость унификации и стандартизации механизма обмена информации. Для уменьшения затрат по программированию, снятия зависимости от формата хранения данных в программах, был создан формат обмена информацией между бухгалтерскими и сметными программами. При создании формата был учтен опыт создания формата передачи данных между сметными программами, сформированного усилиями участников Ассоциации разработчиков программ для строителей.

Данная связь между бухгалтерскими программами и программами группы компаний «СтройСофт» приводит к максимальному упрощению работы двух отделов организации. Сметный отдел применяет правила и условности, принятые у сметчиков, не заботясь о том, как информация будет обработана в бухгалтерии. Бухгалтер не выдвигает требований к сметчику по поводу применения только заданного вида кодирования и примененных материалов. Система сама определяет соответствие применяемых в документах материалов, при его отсутствии — предлагает ввести его, не ограничивая кого-либо в правилах работы. По мере накопления справочника соответствия, трудоёмкость перевода и учёта ведомости М-29 в ведомости М-19 уменьшается.

К сожалению, данная схема не совсем пригодна при такой организации учета материалов в бухгалтерии, когда каждое новое поступление материала с другой ценой приводит к появлению нового учетного номера.

К ещё большему сожалению, по сей день ни один из разработчиков не смог более эффективно решить не только данную проблему, но и проблему связи бухгалтерских и сметных программ в целом. Новые принципы реализации связи выработаны не были. Формат БОСБ не получил, увы, развития, ни в наших собственных программах, ни в продуктах других разработчиков.

См. также описание блока обмена данными между сметными и бухгалтерскими программами по передаче сметных данных в бухгалтерию.

Горячая телефонная линия для консультаций по вопросам работы сметных программ: (495) 221-78-59 и (495) 974-15-89 (для Москвы); 8-800-333-78-77 (для регионов).

+7 (495) 221-78-59

+7 (495) 974-15-89

+7 (800) 333-78-77

Наш форум

Сметы vs бухгалтерия?

Важно

Борьба с коррупцией

Новости

Контактная информация